Si vous êtes propriétaire, gestionnaire ou grand locataire d'un immeuble commercial à New York et que vous remplacez votre entreprise de nettoyage, le nouveau fournisseur doit en général garder les préposés à l'entretien de l'ancien pendant une période de transition de 90 jours. Cette obligation vient de la Displaced Building Service Workers Protection Act (NYC Administrative Code § 22-505). Depuis une modification adoptée en 2016, elle vise aussi les locataires commerciaux de plus de 35 000 pieds carrés et les propriétaires qui internalisent ou externalisent l'entretien.
Ce texte explique ce que la loi demande à chacun, ce qu'elle laisse de côté et comment organiser un changement de fournisseur sans risque de poursuite. Il s'agit d'information générale et non d'un avis juridique : faites valider le texte en vigueur et les seuils par votre avocat avant de signer.
À qui s'applique la loi
La loi parle d'« employeurs visés » et d'employeurs « successeurs ». Concrètement, elle s'applique quand les services d'entretien d'un immeuble changent de mains parce que :
- un propriétaire ou un gestionnaire met fin à un contrat d'entretien et engage une nouvelle entreprise pour un travail essentiellement semblable,
- l'immeuble est vendu ou la gestion change, et le nouveau propriétaire ou gestionnaire reprend le personnel d'entretien,
- un propriétaire ou un gestionnaire cesse de faire affaire avec un sous-traitant et embauche directement les préposés (internalisation), ou fait l'inverse,
- un locataire commercial qui occupe plus de 35 000 pieds carrés fait l'une de ces opérations pour ses propres locaux.
Ce dernier point en surprend plusieurs. Avant 2016, seuls les propriétaires, gestionnaires et entrepreneurs étaient liés. Un grand locataire qui gérait son propre contrat d'entretien sur quelques étages d'une tour de Midtown pouvait changer de fournisseur sans se soucier de la rétention du personnel. Aujourd'hui, ce même locataire est un employeur visé pour ses locaux.
Les modifications de 2016 ont aussi supprimé une ancienne exemption pour les immeubles dont la Ville louait plus de la moitié de la superficie, et précisé que les agents de sécurité et les directeurs de la sécurité incendie comptent parmi les employés d'entretien, au même titre que les préposés au ménage, les concierges et le personnel d'entretien.
Quels travailleurs sont protégés
La loi protège les employés d'entretien qui travaillaient déjà sur le site avant le changement, généralement ceux qui y sont depuis au moins quelques mois et dont le salaire horaire est sous un plafond. La modification de 2016 a porté ce plafond à 35 $ US de l'heure, indexé chaque année : vérifiez le chiffre actuel plutôt que de vous fier à une vieille note de service. Les cadres, superviseurs et employés de confiance sont habituellement exclus.
Dans un immeuble de bureaux typique, cela comprend la plupart de l'équipe de nuit, des préposés de jour et du personnel d'entretien général que l'ancien fournisseur avait sur place.
Ce que doit faire le nouveau fournisseur
Pendant les 90 jours de transition, le successeur doit garder les travailleurs visés qui étaient employés dans l'immeuble. Il ne peut congédier quelqu'un durant cette période que pour un motif valable, ou s'il juge qu'il faut moins de personnel pour faire le travail. S'il réduit l'effectif, il doit respecter l'ancienneté dans chaque catégorie d'emploi et tenir une liste de rappel prioritaire pour les personnes mises à pied.
À la fin des 90 jours, le successeur évalue chaque travailleur par écrit. Ceux dont le rendement est satisfaisant doivent se voir offrir un emploi continu.
La loi prévoit aussi des obligations d'avis et d'information autour du changement, par exemple la transmission par l'ancien fournisseur d'une liste des travailleurs du site, afin que le successeur sache qui est protégé. Les délais comptent : intégrez-les à votre plan de transition et faites-les confirmer par votre avocat.
Ce que la loi n'exige pas
La loi est plus étroite que bien des acheteurs le pensent :
- Le successeur n'a pas à maintenir les salaires, les avantages sociaux ni l'ancienneté de l'ancien fournisseur.
- Il n'a pas à reprendre la convention collective de l'ancien fournisseur.
- Il n'est pas tenu de garder les travailleurs après la transition si leur évaluation écrite n'est pas satisfaisante.
D'autres obligations peuvent toutefois s'appliquer. Beaucoup d'immeubles de bureaux de Manhattan ont leurs propres ententes syndicales, et certains règlements d'immeuble exigent du personnel d'entretien syndiqué. Ces règles viennent des conventions collectives et des politiques de l'immeuble, pas du § 22-505, et elles peuvent être plus strictes.
Les conséquences d'un manquement
Un travailleur congédié ou non retenu en violation de la loi peut poursuivre le successeur et l'employeur visé devant la Cour suprême de l'État de New York. Le tribunal peut ordonner la réintégration et le paiement du salaire perdu, et les réparations ont déjà inclus des dommages-intérêts qui doublent ce montant. Des injonctions sont aussi possibles. Pour un immeuble avec une grosse équipe de nuit, un changement mal préparé peut transformer une économie sur le contrat en responsabilité importante, autant pour l'entreprise que pour le propriétaire ou le locataire qui l'a engagée.
Planifier un changement de fournisseur à New York
Une transition réussie, c'est surtout une question d'intégrer la loi tôt dans les documents.
Avant l'appel d'offres. Avisez les soumissionnaires que la loi s'applique et qu'ils doivent chiffrer la rétention du personnel en place pendant 90 jours. Une soumission qui prévoit une équipe entièrement nouvelle dès le premier jour n'est pas comparable aux autres.
Dans l'appel d'offres. Communiquez l'effectif par catégorie, les quarts de travail et le total d'heures par semaine, sans renseignements personnels. Demandez à chaque soumissionnaire comment il gère la période de transition, comment il forme le personnel retenu à ses propres méthodes et comment il documente les évaluations écrites.
Dans le nouveau contrat. Prévoyez une clause d'indemnisation par l'entreprise pour toute réclamation liée à un manquement de sa part, exigez le respect de la loi et de toute entente syndicale applicable, et fixez une date de début compatible avec les délais d'avis.
Dans le contrat sortant. Vérifiez que votre entente actuelle oblige le fournisseur à collaborer à la transition et à fournir les renseignements dont le successeur a besoin. Sinon, réglez la question avant de donner votre avis de fin de contrat.
Pendant la transition. Organisez une visite avec le nouveau superviseur et l'équipe retenue, confirmez la remise des clés et des cartes d'accès, et entendez-vous sur l'inscription au poste de sécurité pour les premières nuits. Les locaux d'entretien, l'inventaire de produits et la propriété de l'équipement doivent être réglés par écrit, pour que rien ne parte avec l'ancien fournisseur.
Questions à poser aux soumissionnaires
- Combien de transitions votre équipe a-t-elle gérées à New York en vertu de cette loi, et qui les dirige?
- Le personnel retenu gardera-t-il ses quarts actuels pendant les 90 jours?
- Comment documentez-vous l'évaluation écrite à la fin de la transition?
- Pouvez-vous fournir une preuve d'assurance responsabilité civile et de couverture d'indemnisation des accidentés du travail de l'État de New York?
- Comment respectez-vous les règles d'immeuble sur le personnel syndiqué?
Un soumissionnaire qui n'a jamais entendu parler du § 22-505, c'est un signal à noter.
Questions fréquentes
La règle des 90 jours s'applique-t-elle aux petits bureaux à New York?
Tout dépend de qui change le contrat. Si c'est le propriétaire ou le gestionnaire qui remplace l'entreprise d'entretien de tout l'immeuble, la loi peut s'appliquer peu importe la taille de chaque locataire. Si vous êtes locataire et engagez votre propre nettoyeur pour vos locaux, la loi vous vise lorsque vous occupez plus de 35 000 pieds carrés.
Le nouveau fournisseur peut-il payer moins le personnel retenu?
La loi n'oblige pas le successeur à maintenir les anciens salaires ou avantages. Les conventions collectives, les règles de salaire en vigueur sur certains contrats publics ou subventionnés et le salaire minimum peuvent quand même fixer un plancher : vérifiez chaque source qui s'applique à votre immeuble.
Et si on internalise l'entretien au lieu d'engager une autre entreprise?
L'internalisation est visée. Un propriétaire, un gestionnaire ou un grand locataire qui met fin à un contrat et embauche directement les préposés a en général la même obligation de rétention de 90 jours qu'un nouveau fournisseur.
D'autres villes américaines ont-elles des lois semblables?
Oui. Chicago, Philadelphie, San Francisco, Los Angeles et Washington, entre autres, ont leurs propres règles de rétention des travailleurs de service, avec des seuils et des périodes de transition différents. Ne tenez jamais pour acquis que la version new-yorkaise s'applique ailleurs.
Obtenir des soumissions pour un immeuble à New York
Simple Service est établie dans le Grand Montréal et n'a pas d'équipes à New York. Si vous préparez un changement de fournisseur dans les cinq arrondissements, parlez-nous de votre immeuble et nous vous mettrons en contact avec une entreprise de nettoyage commercial qui dessert New York et connaît les règles de transition. Vous pouvez aussi consulter notre page sur le nettoyage commercial ou notre aperçu du nettoyage commercial à New York.