Si vous confiez l'entretien d'un immeuble de Los Angeles à une entreprise de nettoyage, la loi californienne vous impose une partie de la vérification, pas seulement à l'entrepreneur. Les employeurs du secteur de l'entretien ménager doivent être enregistrés auprès du Labor Commissioner de l'État et former leur personnel à la prévention du harcèlement et de la violence sexuels. De plus, une entreprise qui signe un contrat qu'elle devrait savoir sous-financé peut en être tenue responsable en vertu du Labor Code. Quelques documents vérifiés avant la signature protègent l'immeuble, les locataires et les personnes qui font le travail.
Ce guide présente les règles qui comptent le plus pour l'acheteur : à qui elles s'appliquent, quoi demander et comment lire une soumission en les gardant en tête.
Pourquoi la Californie encadre autant l'entretien ménager
L'entretien se fait surtout de nuit, souvent par des personnes seules dans des immeubles vides, et fréquemment à travers plusieurs niveaux d'entrepreneurs et de sous-traitants. Le législateur californien a répondu avec la Property Service Workers Protection Act (AB 1978, adoptée en 2016, puis modifiée pour échelonner les exigences de formation). Elle s'ajoute à des articles plus anciens du Labor Code qui traitaient déjà l'entretien ménager comme un secteur où les prix trop bas cachent souvent des infractions salariales.
Pour un gestionnaire immobilier, la conséquence est simple : les papiers de l'entrepreneur font partie de votre diligence raisonnable, et le prix fait partie de votre risque juridique.
L'enregistrement auprès du Labor Commissioner
En vertu de cette loi, un employeur d'entretien ménager qui compte au moins un employé et au moins un travailleur visé doit s'enregistrer auprès du bureau du Labor Commissioner (la Division of Labor Standards Enforcement) et renouveler cet enregistrement chaque année. Un travailleur visé est, en gros, une personne dont la tâche principale consiste à nettoyer des immeubles commerciaux, résidentiels ou autres.
Ce que cela signifie pour vous :
- Demandez une preuve d'enregistrement en vigueur. Un certificat de l'an dernier ne suffit pas, puisque le renouvellement est annuel. Le Department of Industrial Relations publie un outil de recherche des employeurs enregistrés, ce qui vous permet de vérifier vous-même.
- Vérifiez chaque entreprise qui touchera au travail. Si votre entrepreneur confie certains immeubles ou quarts à un sous-traitant, celui-ci doit avoir son propre enregistrement.
- Ne signez pas avec un employeur non enregistré. La loi interdit aussi de conclure un contrat avec un employeur d'entretien non enregistré : la vérification concerne donc l'acheteur autant que l'entrepreneur.
La formation contre le harcèlement et la violence
Les employeurs enregistrés doivent offrir à leurs travailleurs et à leurs superviseurs une formation sur la prévention de la violence et du harcèlement sexuels, à refaire tous les deux ans, dans une langue que les travailleurs comprennent. La preuve d'un programme de formation fait partie de ce que l'employeur fournit pour garder son enregistrement.
Vous n'avez pas à vérifier le contenu de la formation, mais il est raisonnable de demander à chaque soumissionnaire :
- Quand ses employés actuels ont suivi la formation la dernière fois.
- Comment les nouveaux employés sont formés avant ou peu après leur premier quart.
- À qui une personne qui nettoie votre immeuble la nuit signale un problème, et comment ce signalement remonte à la direction.
Des réponses claires indiquent généralement une supervision qui fonctionne. Des réponses floues veulent souvent dire que l'équipe de nuit est laissée à elle-même.
L'article 2810 du Labor Code : le contrat sous-financé
L'article 2810 du Labor Code vise plusieurs secteurs, dont l'entretien ménager. Il interdit de conclure un contrat de main-d'œuvre ou de services lorsque vous savez, ou devriez savoir, que le montant prévu ne permet pas à l'entrepreneur de respecter les lois du travail. Un travailleur sous-payé peut alors présenter une réclamation contre la partie qui a signé ce contrat.
L'article prévoit aussi une forme de protection. Un contrat écrit qui contient certains renseignements, comme les noms et adresses des deux parties, les détails de l'assurance contre les accidents du travail, le nombre estimé de travailleurs, les taux de salaire prévus et la durée de l'entente, crée une présomption réfutable que l'acheteur n'a pas sciemment signé un contrat sous-financé.
Lire une soumission avec l'article 2810 en tête
La main-d'œuvre est le poste le plus important de tout contrat d'entretien. Pour valider un prix :
- Demandez à chaque soumissionnaire le nombre d'heures de travail par semaine derrière son prix.
- Divisez la part main-d'œuvre du prix mensuel par les heures mensuelles pour obtenir un taux horaire effectif.
- Comparez ce taux au salaire minimum applicable, auquel s'ajoutent les charges sociales, l'assurance accidents du travail, les congés de maladie payés, la supervision, les fournitures et la marge.
La Ville de Los Angeles et le comté de Los Angeles (secteurs non incorporés) fixent chacun un salaire minimum supérieur à celui de l'État et l'ajustent selon un calendrier fixe. Confirmez donc le taux qui s'applique à votre adresse et la date du prochain ajustement. Une soumission dont le taux effectif dépasse à peine le salaire lui-même est exactement le genre de chiffre visé par l'article 2810.
Responsabilité partagée pour les travailleurs fournis par un entrepreneur
Un autre article, le 2810.3, peut rendre un « client employer » comptant 25 travailleurs ou plus responsable, avec l'entrepreneur, des salaires impayés et de l'absence d'assurance accidents du travail des travailleurs fournis par un sous-traitant de main-d'œuvre, lorsque le travail fait partie des activités habituelles du client. Savoir si cette règle touche votre contrat d'entretien dépend de votre entreprise et de l'organisation du travail : c'est une question pour votre conseiller juridique. Pour la plupart des acheteurs, c'est une raison de plus de choisir un entrepreneur dont vous seriez à l'aise de défendre la paie.
Liste de vérification avant la signature à Los Angeles
Avant d'accorder un contrat d'entretien, rassemblez :
- l'enregistrement en vigueur auprès du Labor Commissioner pour l'entrepreneur et tout sous-traitant;
- un certificat d'assurance accidents du travail indiquant la police et l'assureur;
- un certificat d'assurance responsabilité civile générale dont les limites correspondent à votre bail ou à votre contrat de gestion;
- la description du programme de formation et la date du dernier cycle;
- un devis écrit avec les heures de travail, les fréquences et les taux de salaire utilisés pour établir le prix;
- le nom du superviseur de nuit et la marche à suivre en cas de plainte.
Si vous gérez plusieurs immeubles, un devis de nettoyage commercial uniforme d'un site à l'autre rend les soumissions beaucoup plus faciles à comparer.
Questions fréquentes
Les petits bureaux de Los Angeles doivent-ils vérifier l'enregistrement de l'entreprise d'entretien?
Oui. L'obligation d'enregistrement dépend de l'entreprise de nettoyage, pas de la taille de vos bureaux. Même un locataire d'une seule suite qui engage une équipe de deux personnes devrait confirmer que l'entreprise est enregistrée et à jour.
Le permis d'affaires d'une entreprise d'entretien équivaut-il à l'enregistrement auprès du Labor Commissioner?
Non. Le certificat d'enregistrement fiscal municipal ou le permis d'affaires général est une exigence distincte. L'enregistrement auprès du Labor Commissioner vise précisément les employeurs d'entretien ménager et doit être renouvelé chaque année.
Que faire si notre entrepreneur actuel n'est pas enregistré?
Demandez-lui un échéancier écrit pour s'enregistrer et voyez avec votre conseiller juridique s'il convient de maintenir le contrat entre-temps. Comme la loi interdit de conclure un contrat avec un employeur d'entretien non enregistré, bien des gestionnaires lancent un nouvel appel d'offres en parallèle.
Ces règles californiennes s'appliquent-elles aux préposés de jour comme aux équipes de nuit?
En général, oui, si les tâches principales du préposé sont l'entretien et qu'il est employé par une entreprise d'entretien ménager. Demandez à l'entrepreneur comment il classe chaque poste sur votre site pour que la formation et l'enregistrement couvrent tout le monde.
Obtenir des soumissions pour votre immeuble de Los Angeles
Simple Service est une entreprise de nettoyage commercial établie dans le Grand Montréal et n'a pas d'équipes en Californie. Si vous préparez un appel d'offres d'entretien à Los Angeles, parlez-nous de votre immeuble et nous vous mettrons en contact avec une équipe de nettoyage commercial qui dessert Los Angeles et qui travaille dans le respect de ces règles.