Si vous confiez l'entretien de vos locaux à une entreprise de nettoyage commercial au Québec, vous pouvez être tenu responsable des cotisations que cette entreprise omet de verser à la CNESST pour les travaux faits chez vous. La loi prévoit une protection simple : obtenir de l'entrepreneur une attestation de conformité délivrée par la CNESST et la conserver à la fin ou au renouvellement du contrat. Sans elle, une cotisation impayée peut vous être réclamée des mois, voire des années, après le départ de l'équipe d'entretien.
Ce guide s'adresse aux gestionnaires immobiliers, aux responsables de bureaux et aux équipes d'installations du Grand Montréal et du reste du Québec qui signent ou renouvellent des contrats d'entretien ménager. Il explique d'où vient la règle, quels documents comptent et comment intégrer la vérification à votre processus d'achat.
D'où vient cette responsabilité
La règle se trouve à l'article 316 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP). L'employeur qui fait exécuter des travaux par un entrepreneur peut être tenu solidairement responsable, avec cet entrepreneur et tout sous-entrepreneur, des cotisations dues à la CNESST pour ces travaux.
Chaque employeur québécois verse ces cotisations pour financer le régime d'indemnisation des lésions professionnelles. La cotisation d'une entreprise d'entretien dépend de sa masse salariale, et l'entretien d'édifices est un métier où la main-d'œuvre pèse lourd : les montants ne sont pas négligeables. Si l'entrepreneur cesse de payer, ferme ses portes ou déclare moins de salaires qu'il n'en verse réellement pour votre immeuble, la CNESST peut se tourner vers vous, le client, pour récupérer ce qui lui est dû.
Deux éléments surprennent la plupart des acheteurs :
- La nature du contrat ne change rien. Le Tribunal administratif du travail a traité de la même façon le contrat de service et le contrat d'entreprise au regard de cet article. Une entente d'entretien mensuelle est donc visée.
- Mettre fin à la relation n'efface pas le risque. Le client ne peut pas échapper à la réclamation en invoquant qu'il ne fait plus affaire avec l'entrepreneur. La responsabilité découle des travaux exécutés.
Le document qui vous protège
La CNESST délivre une attestation de conformité à l'employeur dont le dossier est en règle. Lorsqu'un entrepreneur vous remet une attestation valide couvrant la fin des travaux, vous êtes libéré de la responsabilité solidaire pour ses cotisations.
Attention aux documents qui y ressemblent. La CNESST répond aussi à des demandes de validation de conformité, et son propre formulaire précise qu'une validation ne libère pas le client du paiement de la cotisation de l'entrepreneur. Une capture d'écran d'un portail en ligne, une mention « conforme CNESST » dans une soumission ou un numéro de dossier sur une facture ne suffisent pas non plus. Seule l'attestation joue ce rôle.
Des décisions du Tribunal ont aussi reproché à des clients de s'être fiés à une vieille photocopie. Conservez le document original reçu, ou un document que vous pouvez vérifier, et assurez-vous que le nom de l'employeur et le numéro de dossier correspondent à l'entreprise que vous payez réellement.
Quand l'exiger
L'attestation qui compte est celle qui est datée à la fin des travaux. C'est simple pour un mandat ponctuel, comme un nettoyage après construction ou un décapage de planchers : vous retenez le dernier paiement jusqu'à sa réception.
L'entretien récurrent est différent, puisque les travaux ne se terminent jamais vraiment. Quelques bonnes habitudes pour les contrats en continu :
- À la signature, demandez une attestation à jour dans le dossier de soumission, avec le certificat d'assurance.
- À chaque renouvellement ou anniversaire, demandez-en une nouvelle. Beaucoup d'acheteurs le font une fois par année, et chaque trimestre pour les grands immeubles.
- À la fin du contrat, peu importe la raison, exigez-la avant de verser le dernier paiement.
- Si un sous-traitant entre en jeu, demandez à votre entrepreneur comment il fait la même vérification auprès de lui, puisque la responsabilité solidaire s'étend aux sous-entrepreneurs.
La Fédération canadienne de l'entreprise indépendante propose une solution de repli concrète : si l'attestation tarde, retenez une somme suffisante pour couvrir les cotisations qui pourraient être dues jusqu'à ce que vous la receviez. Inscrivez-le au contrat pour éviter d'avoir à le négocier plus tard.
Clauses à ajouter au contrat
Un avocat peut peaufiner le texte, mais quelques clauses font l'essentiel du travail :
- L'entrepreneur fournit une attestation de conformité CNESST valide à la signature, à chaque renouvellement, sur demande et avant le paiement final.
- Le client peut retenir un montant précisé, ou le paiement final, jusqu'à la réception de l'attestation.
- L'entrepreneur obtient le même document de tout sous-traitant et le transmet sur demande.
- L'entrepreneur déclare rémunérer son personnel selon les règles applicables, y compris le décret sur le personnel d'entretien d'édifices publics de la région de Montréal lorsque l'immeuble se trouve sur son territoire.
Ce dernier point est lié au reste. Les taux du décret et les cotisations CNESST dépendent tous deux de la masse salariale. Une soumission trop basse pour couvrir le salaire du décret cache souvent aussi des salaires sous-déclarés, et c'est précisément dans ces cas que des cotisations restent impayées.
Les autres vérifications à mettre au même dossier
Pendant que vous recueillez l'attestation, le reste d'un dossier fournisseur complet prend une dizaine de minutes de plus :
- Immatriculation. Cherchez le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) au Registraire des entreprises pour confirmer le nom légal et que l'entreprise est active.
- Assurance responsabilité. Demandez un certificat qui désigne votre organisation comme assuré additionnel, avec des limites adaptées à votre immeuble et à la valeur du contrat.
- Documents de sécurité. Selon les règles québécoises en santé et sécurité du travail, les produits d'entretien utilisés sur place doivent être accompagnés d'étiquettes et de fiches de données de sécurité (SIMDUT). Demandez la liste des produits et leurs fiches.
- Contrats publics. Les organismes publics du Québec exigent une attestation de Revenu Québec pour les contrats de 25 000 $ et plus. Si vous gérez un immeuble public, ce document s'ajoute à celui de la CNESST.
Pour savoir à quoi devraient ressembler la portée des travaux et la structure de prix avant de comparer des soumissions, consultez notre page sur le nettoyage commercial.
Questions fréquentes
Le client peut-il payer les cotisations CNESST impayées de son entreprise d'entretien?
Oui. L'article 316 de la LATMP permet à la CNESST de tenir le client solidairement responsable, avec l'entrepreneur, des cotisations dues pour les travaux faits pour ce client. L'attestation de conformité, obtenue à la fin des travaux, est ce qui vous libère de cette responsabilité.
Une validation de conformité de la CNESST suffit-elle?
Non. La CNESST indique sur son propre formulaire qu'une réponse de validation ne libère pas le client du paiement de la cotisation de l'entrepreneur. Demandez précisément l'attestation de conformité.
À quelle fréquence demander l'attestation pour un contrat d'entretien mensuel?
Aucun calendrier légal unique ne vise le service récurrent, alors prévoyez-en un au contrat. Une approche courante consiste à l'obtenir à la signature, à chaque renouvellement ou anniversaire annuel et avant le paiement final à la fin du contrat, avec des demandes trimestrielles pour les grands immeubles.
Cette règle s'applique-t-elle hors du Québec?
La CNESST et l'article 316 sont propres au Québec. Les autres provinces ont leur propre commission des accidents du travail et leurs propres certificats, comme les certificats de décharge de la WSIB en Ontario. Vérifiez les règles de la province où les travaux sont exécutés.
Une soumission d'entretien avec les documents inclus
Simple Service est inscrite à la CNESST, détient une assurance responsabilité civile de 5 M$ et une assurance complémentaire de 10 M$, et nos employés sont cautionnés. Nous joignons les documents de conformité à chaque proposition pour les immeubles du Grand Montréal. Décrivez votre immeuble dans notre formulaire de soumission et nous vous enverrons une portée de travaux et un prix que vous pourrez vérifier ligne par ligne.