Tout immeuble de Houston qui fait appel à une équipe d'entretien contient des produits chimiques dangereux, et il tombe donc sous la norme de communication des risques de l'OSHA (Hazard Communication, 29 CFR 1910.1200). L'entreprise d'entretien doit tenir un programme écrit, étiqueter chaque contenant, garder les fiches de données de sécurité accessibles à chaque quart de travail et former son personnel. Comme deux employeurs partagent le même immeuble, la norme demande aussi que l'entrepreneur et l'employeur sur place s'informent mutuellement des produits utilisés.
Le Texas n'a pas de régime d'État approuvé par l'OSHA pour les employeurs privés : les bureaux, usines, cliniques et entrepôts du Grand Houston relèvent donc directement de l'OSHA fédérale. Voici ce que la règle exige, ce que la révision de 2024 a changé et les clauses à prévoir dans un contrat d'entretien pour ne rien laisser au hasard. Pour un lecteur québécois, l'équivalent le plus proche est le SIMDUT, qui repose sur le même système général harmonisé (SGH).
Pourquoi les produits d'entretien sont visés
On associe souvent HazCom aux raffineries et aux laboratoires. La norme vise pourtant tout milieu de travail où un employé peut être exposé à un produit dangereux, et un local de concierge en contient habituellement plusieurs : désinfectants à base d'ammonium quaternaire, nettoyants acides pour salles de toilettes, dégraisseurs, décapants à plancher, eau de Javel, nettoyants à vitres avec solvants.
Il existe une exemption pour les produits de consommation, mais elle est étroite. Elle ne s'applique que si le produit est utilisé comme à la maison, aussi souvent et aussi longtemps. Une équipe qui dilue un concentré tiré d'une chaudière de 20 litres et lave 40 000 pieds carrés chaque nuit dépasse largement ce cadre. Il faut donc tenir pour acquis que la norme s'applique à l'entretien commercial.
Les obligations de l'entreprise d'entretien
L'entrepreneur est l'employeur du personnel d'entretien. Les obligations principales lui reviennent :
- Un programme écrit de communication des risques. Il dresse la liste des produits dangereux utilisés sur votre site et explique comment l'étiquetage, les fiches de données de sécurité et la formation sont gérés.
- Une fiche de données de sécurité pour chaque produit. Les fiches doivent être facilement accessibles aux travailleurs pendant chaque quart. Un cartable dans le local de concierge ou une application sur tablette conviennent, à condition que personne n'ait besoin de l'identifiant d'un gestionnaire pour les consulter.
- Une étiquette sur chaque contenant. Le contenant d'origine garde l'étiquette du fabricant. Les vaporisateurs et seaux remplis à partir d'un concentré doivent porter une étiquette de lieu de travail avec le nom du produit et ses dangers. La seule exception est le contenant portatif destiné à l'usage immédiat de la personne qui l'a rempli.
- Une formation avant l'exposition. Les travailleurs sont formés dès leur affectation et chaque fois qu'un nouveau produit dangereux arrive, dans une langue et un vocabulaire qu'ils comprennent. À Houston, cela veut souvent dire en espagnol autant qu'en anglais.
Le volet multi-employeurs, souvent oublié
La norme prévoit une section précise pour les lieux de travail où le personnel de plusieurs employeurs se côtoie. Le programme écrit de l'entrepreneur doit expliquer comment il donnera aux employés de l'employeur hôte accès à ses fiches de données de sécurité et comment il les informera des précautions à prendre, par exemple ne pas marcher sur un plancher fraîchement décapé ou aérer une pièce après une nébulisation de désinfectant.
L'inverse est aussi vrai. Si votre immeuble entrepose ses propres matières dangereuses (produits de laboratoire au Texas Medical Center, produits de procédé près du Ship Channel, produits de piscine dans un centre de conditionnement physique), l'équipe d'entretien doit savoir où ils se trouvent et ce qu'elle doit éviter. Demandez cet échange au début du contrat, puis chaque fois que les produits changent.
Ce que la mise à jour de 2024 a changé
L'OSHA a publié en mai 2024 une version révisée de la norme HazCom pour l'arrimer à une édition plus récente du SGH. L'essentiel du travail revient aux fabricants et distributeurs de produits chimiques, mais quelques changements touchent les utilisateurs d'immeubles :
- Étiquettes et fiches mises à jour. Les fabricants avaient jusqu'en janvier 2026 pour mettre à jour l'information sur les substances pures, et ils ont jusqu'en juillet 2027 pour les mélanges, ce qui couvre la plupart des produits d'entretien. Des fiches et étiquettes révisées continueront donc d'arriver pendant cette période.
- Échéances pour les employeurs. Les employeurs qui utilisent ces produits doivent ajuster leurs étiquettes, leur programme écrit et leur formation : juillet 2026 pour les substances, janvier 2028 pour les mélanges.
- Petits contenants. Les très petits contenants peuvent maintenant porter une étiquette abrégée, ce qui concerne davantage les trousses d'essai que les chaudières de concierge.
- Contenants déjà expédiés. Un contenant déjà expédié n'a pas à être réétiqueté quand une nouvelle information sur les dangers paraît. Anciennes et nouvelles étiquettes peuvent donc coexister un certain temps pour un même produit.
Pour un propriétaire, cela signifie qu'un fournisseur d'entretien présent dans l'immeuble jusqu'en 2027 devrait remplacer les anciennes fiches à mesure que ses fournisseurs lui envoient les nouvelles, et pouvoir vous montrer que son cartable ou son application est à jour.
Les clauses à prévoir dans un contrat à Houston
Un contrat qui nomme ces éléments vous donne de quoi vérifier :
- Une liste des produits utilisés sur votre site, avec la fiche de chacun, remise avant le début des travaux et mise à jour dans un délai fixé chaque fois qu'un produit est ajouté ou remplacé.
- L'endroit où les fiches seront gardées sur place et la façon dont votre propre personnel peut y accéder.
- L'étiquetage de tous les contenants secondaires, avec le taux de dilution sur les bouteilles remplies à partir d'un concentré.
- Les registres de formation de chaque travailleur affecté à l'immeuble, dans sa langue de travail.
- Les produits interdits. Si vos locataires comptent des cliniques, des garderies ou des personnes sensibles, indiquez ce que vous ne voulez pas voir utilisé, comme les aérosols ou les solvants forts, et demandez des solutions de rechange.
- Un préavis avant l'usage de produits forts, pour un décapage de plancher ou un dégraissage en profondeur, afin de fermer et d'aérer les zones occupées.
- Une personne-ressource pour les questions sur les produits, qui répond en un jour ouvrable.
Une entreprise sérieuse tient déjà ces documents : le contrat les rend visibles.
Les questions à poser pendant la visite
Quand vous comparez des soumissions, demandez à chaque entreprise de vous montrer son système de fiches et quelques étiquettes de contenants secondaires. Demandez-lui comment elle gère la révision HazCom et si ses fournisseurs lui ont envoyé des fiches à jour. Demandez qui forme les nouvelles recrues et combien de temps passe avant qu'une nouvelle personne travaille seule.
Pour en savoir plus sur les travaux qui demandent les produits les plus forts, comme le décapage, le dégraissage et la désinfection, consultez notre page nettoyage spécialisé ou notre page nettoyage commercial.
Questions fréquentes
L'OSHA oblige-t-elle l'entreprise d'entretien à laisser les fiches de données de sécurité dans l'immeuble du client?
La norme exige que les fiches soient facilement accessibles aux travailleurs qui utilisent les produits, pendant chaque quart. Pour une équipe qui travaille chez vous, cela revient à un cartable ou à un accès électronique sur place. La plupart des gestionnaires l'inscrivent aussi au contrat pour que leur propre personnel puisse consulter les fiches.
Qui est responsable si une équipe d'entretien utilise un vaporisateur sans étiquette dans des bureaux?
L'entrepreneur, à titre d'employeur de l'équipe, est responsable de l'étiquetage de ses contenants et de la formation de ses travailleurs. Un employeur hôte peut tout de même être visé par une citation multi-employeurs s'il connaissait le danger sans agir. Mieux vaut donc signaler par écrit au fournisseur tout contenant non étiqueté.
Les produits « verts » ou « non toxiques » sont-ils exemptés de la norme HazCom?
Pas automatiquement. Un produit est visé dès qu'il répond à l'un des critères de danger de la norme, peu importe sa mise en marché. Beaucoup de produits certifiés par un tiers ont un profil de danger plus faible, mais ils ont quand même une fiche de données de sécurité et doivent figurer sur la liste des produits du site.
Le Texas ajoute-t-il ses propres règles sur les produits chimiques en milieu de travail?
Le Texas n'administre pas de régime d'État de l'OSHA pour les employeurs privés : les immeubles privés de Houston suivent donc la norme fédérale. Les règles locales du code de prévention des incendies sur l'entreposage de produits inflammables et corrosifs peuvent quand même s'appliquer aux locaux de concierge, alors vérifiez-les avec le plan de sécurité incendie de l'immeuble.
Obtenez des soumissions d'équipes qui documentent leurs produits
Parlez-nous de votre immeuble et nous vous mettrons en contact avec une équipe d'entretien commercial qui dessert Houston et qui peut joindre sa liste de produits et ses fiches de données de sécurité à sa proposition. Demandez une soumission ici.